各市司法局：

为进一步加强对全省公证机构和执业公证员的管理，提高公证服务质量和社会公信力，促进全省公证事业的发展，省厅制定了《关于建立公证机构和公证员执业档案的若干规定（试行）》，现印发给你们。请你们把这项工作作为一项重要工作，认真落实，抓紧抓好，抓出成效。

二○○五年九月二日

关于建立公证机构和公证员执业档案的若干规定(试行)

第一条为了加强对全省公证机构和执业公证员的管理，规范公证机构和执业公证员的执业行为，提高公证服务质量和社会公信力，根据公证有关法规和司法部规章，制订本规定。

第二条公证机构和公证员执业档案是全面记载、反映公证机构和执业公证员从业状况的专门档案，同时，也是公证机构和执业公证员的诚信记载。

公证机构和公证员执业档案包括文书档案和电子档案。

第三??附件1）：

（一） 公证处基本情况记录；

（二） 公证处历年的依法年检登记表；

（三） 公证处历年办理公证业务情况（含公证书的投诉、申诉及调查处理情况、媒体对该公证处的有关报导及后续情况的调查与说明、公证处撤证情况、公证质量检查情况）；

（四） 公证处制订的岗位责任制、各项内部规章制度、自律公约等；

（五） 受奖励或惩戒的记录材料；

（六） 公证处年度审计报告或财务收支报表(含公证处保险费、赔偿基金、会费等有关费用的缴纳及纳税情况)；

（七） 公证处理赔情况；

（八） 公证行风监督员的监督意见或行风测评情况；

（九） 司法行政机关每年对所属公证机构的年度考评结果记录；

（十） 其他应记入该档案的材料。

第四条公证员执业档案应包括以下内容（部分内容见附件2）：

（一） 公证员基本情况；

（二） 法律职业资格证书或其他资格证明（包括涉外资格证书）复印件；

（三） 学历证书复印件；

（四） 执业证书复印件；

（五） 职称评聘申报表及资格证书复印件；

（六） 身份证复印件；

（七） 依法年度注册登记表；

（八） 年度继续教育记录；

（九） 受奖励或惩戒记录；

（十） 公证处对公证员的考评记录；

（十一） 办证情况及质量检查情况（含所承办公证事项的投诉、申诉及处理情况等）；

（十二） 职业道德情况等；

（十三） 学术研究情况等；

（十四） 公证行风监督员的监督意见或行风测评情况；

（十五） 其他应记入执业档案的材料。

第五条公证机构和公证员执业档案，由省辖市司法行政机关公证管理部门建立和管理，省司法行政机关公证管理部门负责具体指导、监督及定期检查。对其中法律要求公开的信息，应当予以公开；公众有权查询的事项应当方便公众查询。

第六条省辖市司法行政公证管理部门应明确专人承担。

公证机构和公证员执业档案的管理工作，实行动态管理，以每个公证处和公证员为建档单位，分别单独列卷，适时收集、添加有关材料。

第七条公证机构和公证员的执业档案是司法行政机关对公证机构和公证员进行管理的重要评价依据，也是公证机构年检、公证员注册及其奖惩、公证员职称评定的主要参考。

第八条各省辖市司法行政机关公证管理部门应当在本规定试行之日起一年内逐步建立与完善所辖公证机构、公证员的执业档案工作。

第九条本规定由江苏省司法厅负责解释。

第十条本办法自2006年1月1日起试行。